Cap. 5 - Obligaciones formales y registrales

5.2. Los libros de contabilidad

5.2.1. Libros obligatorios

EL LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES, se abre con el balance inicial detallado de la empresa y en él se deben de transcribir, con una periodicidad cuando menos trimestral, los balances de comprobación, con sumas y saldos. Finalmente, se transcribirá el Inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales (Balance de situación, Cuenta de resultados, Estados de cambio en el patrimonio neto, Estado de flujos de efectivo y la Memoria, todo este conjunto formará una unidad en el mismo libro, en varios tomos si fuera preciso).

EL DIARIO, que registra día a día todas las operaciones de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes.

Por otra parte, existen otros libros obligatorios establecidos por el propio Código de Comercio y otras Leyes especiales, que las sociedades mercantiles tienen también obligación de llevar, que sin ser instrumentos de contabilidad, se conocen como libros societarios. Tales libros son:

EL LIBRO DE ACTAS, donde se transcribirán las actas de la Junta General de socios y, en su caso, las del Consejo de Administración. Puede llevarse un único libro o uno por cada órgano colegiado de la sociedad.

EL LIBRO REGISTRO DE ACCIONES NOMINATIVAS, en el caso de sociedades anónimas, comanditaria por acciones y anónimas laborales, y el LIBRO REGISTRO DE SOCIOS, en el caso de sociedades de responsabilidad limitada.

EL LIBRO REGISTRO DE CONTRATOS celebrados entre el socio único y la sociedad, en el caso de sociedades unipersonales de responsabilidad limitada.

Asimismo, en el caso de las Cooperativas, la Ley de 16 julio 1999 (Ley 27/99, de Cooperativas) establece la obligación de llevar un LIBRO REGISTRO DE APORTACIONES AL CAPITAL.

Existen otros libros llamados auxiliares de la contabilidad, como el libro de mayor, que si bien no son obligatorios, son llevados habitualmente por los obligados al Plan Contable; y otros libros de naturaleza fiscal, ya comentados anteriormente como son los del IVA.

A. Requisitos de llevanza de los libros obligatorios

El Código de Comercio, en el art. 29, habilita para que la llevanza material de los libros se haga por cualquier procedimiento idóneo (manual o informático) siempre que sea con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, ni interpolaciones, ni tachaduras, ni raspaduras, que deberán salvarse a continuación e inmediatamente que se adviertan los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. Todos los libros oficiales mencionados con anterioridad (tanto los libros de contabilidad como los libros societarios) deberán ser legalizados por el Registro Mercantil del lugar donde el empresario tenga su domicilio social, con anterioridad a su utilización, en el caso de llevanza manual. La legalización de los libros consiste en poner: 1) En el primer folio de cada uno, una diligencia de los que tiene el Libro, y 2) En todas las hojas, el sello del registro. Esta legalización de los libros de llevanza manual es única al inicio de la actividad empresarial y sólo deberán legalizarse nuevos libros cuando se hayan acabado los anteriores. En caso de cambio de domicilio, tendrá pleno valor la legalización efectuada por el registro de origen.

El art. 27 del Código de Comercio contempla la posibilidad de la llevanza del Libro de Inventarios y de Cuentas Anuales, y del Libro Diario de forma informatizada: una vez finalizado el ejercicio social, se listarán todos los asientos, se numerarán las hojas y se encuadernarán para ser presentadas en el Registro Mercantil para su legalización. También puede legalizarse directamente el soporte magnético.

Cabe, asimismo, llevar por sistema informatizado el libro registro de acciones nominativas de las sociedades anónimas y en comandita, y el libro registro de socios de las sociedades de responsabilidad limitada.

Por lo que respecta al libro de actas cabe su llevanza de forma manual, mediante libros encuadernados y legalizados previamente, o mediante la legalización previa a su utilización de hojas sueltas en blanco, en cuyo caso deberán presentarse debidamente numeradas.

En el caso de las fundaciones, asociaciones, cooperativas, etc., también deben llevar a cabo la legalización de estos libros (bien en el Registro mercantil, bien en el organismo correspondiente de la Comunidad Autónoma a la que pertenezcan), aún sin tener la condición legal de empresarios (DGRN Instrucción 26-06-1996).

B. Conservación de los libros

Los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la contabilidad de la empresa deben conservarse, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. Este plazo rige incluso en el caso de cese del empresario en su actividad.

C. Valor probatorio de la contabilidad

La contabilidad de los empresarios es secreta y sólo podrá decretarse su comunicación o reconocimiento en los siguientes casos:

  • Sucesión universal.
  • Situación de Concurso de acreedores.
  • Liquidación de sociedades o entidades mercantiles.
  • Expedientes de regulación de empleo.
  • Cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo.

El art. 133 del TRLIS establece que la Administración Tributaria podrá realizar la comprobación e investigación mediante el examen de la contabilidad, libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a los negocios del sujeto pasivo, incluidos los programas de contabilidad, los archivos y soportes magnéticos.

En el caso de las entidades dominantes de los grupos de sociedades del art. 42 del Código de Comercio estarán obligadas, a requerimiento de la Inspección de los Tributos formulada en el curso del procedimiento de comprobación, a facilitar la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance de las entidades pertenecientes al grupo que no sean residentes en territorio español.

Es obligatorio a efectos fiscales guardar los documentos contables correspondientes a ejercicios en los que se declaren pérdidas con el fin de acreditar la procedencia y cuantía de las bases imponibles negativas cuya compensación se pretenda. Lo mismo puede predicarse por las deducciones aplicadas o pendientes de aplicación que tuviesen su origen en ejercicios prescritos que deberán acreditarse mediante la exhibición de las liquidaciones o autoliquidaciones y la contabilidad en la que traen causa con los oportunos soportes documentales.

Efectos derivados de las irregularidades contables »

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