En este artículo hablaremos del outsourcing administrativo por ser un tema que puede interesar tanto al titular de una asesoría, como empresario (sobretodo en despachos grandes) como a sus clientes.

De hecho, la razón de ser del outsourcing está en que en cualquier organización empresarial se realizan actividades que no generan ningún valor, que son necesarias y que añaden costes. En este caso, la empresa o la asesoría podría plantearse recurrir al outsourcing.

En concreto, nosotros hablaremos del outsourcing administrativo-financiero, porque puede ser de interés para la asesoría desde dos puntos de vista:

Como empresa que recurre al outsourcing administrativo-financiero.
Como asesoría que puede ofrecer este tipo de outsourcing como servicio.

Por ello, hemos hecho una estructuración del outsourcing, atendiendo al tipo de actividades que suele incluir. Evidentemente, la relación que haremos de las mismas será del todo orientativa, pues cada asesoría puede ampliar o reducir la lista. Veamos:

Actividades incluidas en el outsourcing administrativo-financiero

El asesor puede dirigirse a la empresa-cliente, para ofrecerle este tipo de outsourcing, utilizando el siguiente planteamiento: ¿está invirtiendo demasiado tiempo y recursos en tareas administrativas–financieras, y no logra ordenarlas y eso le quita horas para dedicarse a las actividades estratégicas de su propio negocio?

A partir de este enfoque, el asesor puede ofrecerle este servicio, que, por ejemplo, podría incluir las siguientes prestaciones:

Mantenimiento de los libros sociales y contables.
Llevanza y soporte de la documentación contable.
Desarrollo de las obligaciones fiscales.
Relaciones con entidades financieras.
Relaciones con otros consultores del cliente (legales, fiscales, laborales).
Confección de estados contables.
Informes periódicos a Dirección.
Actualización y desarrollo de sistemas informáticos para procesos informativos (en el caso de que el cliente desee utilizar los suyos).
Control periódico de gestión y tendencias.
Planificación y gestión de operaciones extraordinarias.
Liquidación de sueldos y cargas sociales.
Procesamiento de datos.
Tareas administrativas diversas: facturación, cobranzas, pagos, manejo de tesorería, administración de stocks, administración de activos fijos, etc.
Gestiones financieras.
Gestiones e inscripciones ante organismos de control.
Negociación de contratos de alquiler, aprovisionamiento, transporte, locación de bienes muebles, etc.
Gestión de nominas y obligaciones de ámbito laboral

En definitiva, constatamos que el outsourcing administrativo-financiero brinda una solución integral administrativa, contable, impositiva, laboral y/o financiera. Por tanto, abarca todas las áreas de una moderna administración:

Administración Contable: incluye desde el mantenimiento de los registros contables hasta la presentación del balance anual.
Administración Impositiva: incluye la liquidación y presentación de declaraciones juradas mensuales y anuales de los diferentes impuestos.
Administración de Recursos Humanos: incluye desde el mantenimiento de legajos del personal hasta la liquidación de haberes y aportes patronales con control de costos por área.
Finanzas: incluye la gestión de cobranza, pago a proveedores, pagos previsionales e impositivos, manejo de cuentas bancarias y firmas de cheques.
Temas Legales, Societarios y de Familia.
Administración de Presupuestos, Control Presupuestario e Indicadores de la Gestión Empresarial.
Asesoramiento Integral Impositivo, Previsional.

La característica principal del servicio es que el mismo pueda ser Integral o Parcial, en función de las necesidades del cliente. El outsourcing Integral implica que el manejo operativo del área Administrativa–Financiera de la empresa es delegado en forma total a la firma prestadora, quien asume todas las funciones y responsabilidades que esta tarea implica. En ambos casos, el cliente podrá optar porque el servicio se preste In-Company (en las oficinas de la empresa) o desde la firma prestataria.

Ventajas del outsourcing administrativo-financiero

Quizás la ventaja más importante sea la posibilidad de eliminar estructuras internas. Pero, además, también permiten al cliente que recurre a él:

Concentrarse en actividades clave de su negocio, sin perder de vista la visión de la evolución económico-financiera.
Aprovechar las competencias y conocimientos específicos de la empresa externa, quien dispone de profesionales cualificados y puede proporcionar un efectivo apoyo de alto nivel de la dirección. Por ejemplo, las pequeñas empresas, cuya estructura no puede soportar el coste de una dirección administrativo-financiera, pueden así disfrutar de sus ventajas, pues comparten sus costes con terceros.
Contar en cualquier momento con un socio externo capaz de asesorarle y de asistirle en decisiones de gestión corriente o extraordinaria.

Disponer de un interlocutor único para todos los servicios ligados a la administración. El interlocutor externo puede actuar con eficacia y rapidez, en calidad de responsable administrativo, al estar al corriente de toda la información pertinente, además de conocer en profundidad al cliente.