Antecedentes: una empresa con domicilio en E.E.U.U. quiere constituirse en España para desarrollar su actividad.
¿El NIF lo puede obtener en el consulado español del lugar de su domicilio o lo podemos obtener nosotros aquí en España?
¿La Sociedad americana se ha de registrar en algún organismo público aquí en España?
En primer lugar deben saber que hay tres formas de operar a través de una sociedad sin residir en España: filial, sucursal y oficina de representación.
En primer lugar, nos encontramos con la figura de la filial, término utilizado para toda aquella entidad controlada directa o indirectamente por una empresa matriz, que mantiene en la primera un porcentaje de acciones/participaciones por encima del 50% de los derechos de voto de esta. Entre los rasgos diferenciales más destacables, la filial:
A efectos de su creación, las filiales son sociedades al uso, y por ello su constitución sigue los mismos trámites que cualquier otra sociedad.
En segundo lugar, está la sucursal, que es todo establecimiento secundario de una empresa, dotado de representación permanente y de cierta autonomía de gestión a través del cual se desarrollan, total o parcialmente, las actividades de la sociedad matriz. Si bien en sus relaciones con terceros funciona como una empresa propia, la sucursal tiene un carácter de “rama” de la empresa creadora, subordinada a esta y con su mismo objeto o parte de este, por lo que:
Los órganos de administración de la sociedad extranjera deben adoptar un acuerdo mediante el cual aprueban la creación de la Sucursal en España, y, al mismo tiempo, designar un representante legal que deberá ser residente legal en España.
Este acuerdo de creación de la Sucursal y el nombramiento del representante legal, así como los estatutos de la compañía extranjera deben ser legalizados y traducidos por un traductor jurado.
Se deberá presentar el acuerdo de creación de la sucursal y solicitud al Consulado español donde resida la matriz de la sucursal, y la correspondiente certificación en la que se ponga de manifiesto que la sociedad matriz está constituida conforme a las leyes de su país.
En caso que se decida que la Sucursal contará con una dotación económica, se deberá ingresar en cualquier banco español el capital social acordado por la matriz.
El representante legal podrá entonces firmar la escritura pública de constitución ante el notario español, para lo que precisará:
Una vez elevada a público la escritura de constitución, el representante legal puede solicitar el NIF de la sucursal ante la Agencia Tributaria, aportando:
La asignación de un NIF provisional por parte de la Agencia Tributaria es inmediata.
Posteriormente se presentará la Escritura de Constitución en la Dirección General de Tributos de la Comunidad Autónoma donde tenga el domicilio social la Sucursal, para liquidar el impuesto de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentales, siendo la cuantía del 1 % del capital social de la Sucursal.
Por último, se debe proceder con la inscripción de la escritura de constitución de la sucursal en el Registro Mercantil provincial y, una vez inscrita, solicitar la Tarjeta definitiva del NIF, en la cual constará el nombre de la sucursal sin la mención «en constitución» tras la denominación social. El CIF definitivo se solicita ante la Agencia Tributaria mediante la presentación de un Modelo 036.
Por último, nos encontramos con la oficina de representación, similar en muchos aspectos a la sucursal, ya que también se trata de un establecimiento que forma parte de la empresa creadora. En cuanto a sus características, la oficina de representación:
La diferencia esencial con las sucursales radica en que, en principio, las actividades que las oficinas de representación llevan a cabo están limitadas, ya que no pueden ejercer labores económicas, sino tan sólo de coordinación, colaboración, etc. Puede decirse que la oficina de representación es una mera protectora de los intereses de la sociedad creadora, por lo que no tiene como razón principal la obtención de beneficios.
La compañía extranjera que pretenda establecer una oficina de representación en España debe designar a un Representante Fiscal en España.
Dicho representante fiscal podrá ser una persona física o una persona jurídica, en ambos casos con residencia legal en España.
El nombramiento del Representante Fiscal deber realizarse ante Notario. Si el Notario no es español dicho nombramiento deberá ser legalizado. A su vez, el propio Representante Fiscal deberá explícitamente aceptar el nombramiento. Una vez nombrado, el Representante Fiscal debe obtener un Número de Identificación Fiscal de la Oficina de Representación.
Para ello, este representante fiscal de la compañía extranjera deberá firmar la solicitud del impreso censal (modelo 036) y dicha solicitud deberá ser presentada, presencialmente, ante la oficina de la Agencia Tributaria, adjuntando:
La asignación del NIF por parte de la Agencia Tributaria es inmediata.
Una vez la Oficina de Representación está registrada ante la Agencia Tributaria ya puede operar.
El motivo de la asignación del NIF es a los solos efectos de practicar las retenciones por IRPF de los sueldos de sus trabajadores en España. También será necesario obtener un número de cotización de la seguridad social para pagar los seguros sociales de los trabajadores en nuestro país. Para obtener los dos números referidos, recordamos que deberá la empresa extranjera designar a un representante fiscal en España.
La actividad desarrollada por la oficina de representación no constituirá un establecimiento permanente a efectos del IVA o del Impuesto sobre Sociedades, siempre que los trabajadores en España desarrollen labores comerciales, sin capacidad de negociación del producto extranjero con el cliente español. A partir del momento que los trabajadores en España tengan autonomía para contratar y negociar con los clientes, será necesario constituir un establecimiento permanente. La separación de las dos formas de llevar la actividad no siempre es sencilla, por lo que debe irse con mucho cuidado.
En el caso de la Oficina de Representación, la empresa extranjera será la que deberá llevar directamente la contabilidad de la actividad realizada en España. Aquí sólo deberá llevarse la contabilidad relativa a las nóminas, aunque habitualmente, al tratarse de trabajadores desplazados a España, los trabajadores también obtendrán una nómina en su país de origen. El IVA soportado en España deberá devolverse por el procedimiento especial para no residentes.
Se entiende que una persona opera mediante establecimiento permanente en territorio español, cuando por cualquier título disponga en el mismo, de forma continuada o habitual, de instalaciones o lugares de trabajo de cualquier índole, en los que realice toda o parte de su actividad, o actúe en él por medio de un agente autorizado para contratar, en nombre y por cuenta del no residente, que ejerza con habitualidad dichos poderes.
En particular, se entiende que constituyen establecimiento permanente: las sedes de dirección, las sucursales, las oficinas, las fábricas, los talleres, los almacenes, tiendas u otros establecimientos, las minas, los pozos de petróleo o de gas, las canteras, las explotaciones agrícolas, forestales o pecuarias o cualquier otro lugar de exploración o de extracción de recursos naturales, y las obras de construcción, instalación o montaje cuya duración exceda de 6 meses.
Deberá realizar (según proceda) el alta en Seguridad Social y Hacienda.
En Hacienda, las personas jurídicas solicitarán el NIF mediante el modelo 036 de “Declaración censal de alta, modificación o baja en el censo de empresarios, profesionales y retenedores”.
Si la persona física que actúa como representante de la entidad no tiene un número de identificación fiscal asignado por la Administración tributaria española, deberá solicitarlo mediante la presentación del modelo 030 de “Declaración censal de alta en el censo de obligados tributarios, cambio de domicilio y/o de variación de datos personales”.
Documentación a aportar por las personas jurídicas extranjeras
La documentación que deben presentar las entidades extranjeras, junto con el modelo 036, para obtener un NIF (que comenzará con la letra N) es la siguiente:
La Administración tributaria española, en caso de que los documentos que se aporten no están otorgados en España, podría requerir que se aporte una copia legalizada, en la que conste la apostilla de La Haya, traducida, en su caso, por un traductor oficial o a través de la Embajada o Consulado español.
Se presentará personalmente, o se remitirá por correo ordinario certificado, en la Delegación o Administración de la Agencia Tributaria correspondiente al domicilio fiscal del representante, si éste hubiera sido designado, o al lugar donde vayan a realizarse las operaciones con trascendencia tributaria.
La dirección de las distintas Delegaciones y Administraciones de la Agencia Tributaria se puede obtener en la página web de la Agencia Tributaria (enlace: Inicio < Contacte con nosotros < Direcciones y teléfonos < Delegaciones y Administraciones).
En caso de no identificar la administración competente las declaraciones y su documentación se remitirán a la siguiente dirección: Agencia Estatal de Administración Tributaria, Delegación Especial de Madrid, Calle Guzmán el Bueno, 139, 28003 Madrid.
Una vez recibida la documentación en la Delegación o Administración de la Agencia Tributaria competente, se emite la tarjeta acreditativa del NIF asignado y se envía por correo ordinario al domicilio del solicitante.
Actualmente es posible tramitar la solicitud y asignación de un número de identificación fiscal (NIF) español para personas y entidades no residentes a través de las Oficinas Consulares de España en el extranjero, sin necesidad de realizar un desplazamiento a España.
Estas oficinas consulares podrán rechazar las peticiones de aquellos interesados que no residan en su circunscripción.
Igualmente, una vez obtenido el NIF se puede gestionar la obtención del certificado electrónico de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre en la Oficina Consular de España en el extranjero. Con el certificado electrónico la persona o entidad podrá relacionarse con la administración tributaria española por medios electrónicos a través de la sede de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Además del original y, si se solicita, copia escaneada de la documentación señalada en el apartado “Documentación a aportar por las personas jurídicas o entidades sin personalidad jurídica extranjeras”, deberán aportar los siguientes datos:
Para poder asignar el Número de identificación fiscal N a la persona jurídica o entidad sin personalidad, se debe tener en cuenta que los representantes legales que se hagan constar deben disponer de NIF español.
Dependiendo de la actividad que vaya a realizar, es posible que tenga que acudir a las administraciones autonómicas y locales a los efectos de solicitar las correspondientes licencias.
Al no detallarse este aspecto no se le puede facilitar una contestación más precisa.
Normativa aplicada:
Se desprende de las respuestas dadas.
(*) Consulta formulada por un cliente, suscrito a 2ª opinión experta. Todas las referencias al cliente se han omitido por motivos de confidencialidad.
Nuestro Servicio de Consultas está certificado por AENOR. Disponemos de un sistema de gestión de la calidad conforme con la norma UNE-EN ISO 9001:2015, renovado este año por 21ª vez consecutiva.
Se trata de una SL que va a realizar un proyecto de segregación de una unidad económica autónoma en favor de otra SL que no es del grupo y estaba previsto auditar el balance de segregación basado en un balance intermedio de la que segrega el negocio, a fecha intermedia porque han pasado más de 6 meses desde el último cierre auditado de la sociedad. Pero no estaba previsto auditar el balance de la SL (también obligada a auditarse) que recibirá el negocio.
