Antecedentes: se trata de una sociedad que no ha presentado en el Registro Mercantil los libros contables.
Se pregunta sobre las consecuencias mercantiles puede acarrear en una sociedad limitada el hecho de no presentar libros contables al registro mercantil o presentarlos fuera de plazo. Es decir, si hay consecuencias distintas y cuáles podrían ser. Además de las posibles sanciones nos gustaría saber cualquier otra como declaración de concurso culpable o responsabilidades del administrador personal con de acreedores.
En definitiva, la mayor preocupación es que el administrador pudiera responder frente a los acreedores en caso de concurso o sin entrar en concurso. Es importante saber si el hecho de presentarlos, aunque sea fuera de plazo minimizaría el riesgo.
Asimismo, también nos gustaría saber si la contabilidad contiene alguna irregularidad como por ejemplo un asiento global bancario y cuadre de saldos al final del año sin llevar a cabo movimientos diarios del banco, por ejemplo, también serían hechos que por sí solos podrían provocar una responsabilidad del administrador frente a los acreedores.
La respuesta a la primera pregunta la encontramos tanto en la Ley Concursal, en conjunción con la Ley de Trataremos de dar respuesta a la integridad de las cuestiones planteadas de modo conjunto, de tal suerte que abordando la totalidad de las consecuencias derivadas del incumplimiento de la obligación de presentar libros contables – cuentas anuales – al Registro en tiempo y forma, sea posible abarcar una visión de conjunto de la situación.
La primera consecuencia que se va a producir es el cierre provisional de la hoja registral. Ello sucederá si transcurre un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito (artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil). Ello supone la imposibilidad de que puedan presentarse a inscripción documentos de cualquier clase, excepto los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, la revocación o renuncia de poderes, la disolución de la sociedad, el nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por la Autoridad Judicial o administrativa. Dicho de otro modo, se pretende que el cierre registral no afecte a los actos que pueden ser imprescindibles para la declaración de concurso o la liquidación de la mercantil. Cualquier otra situación que quiera inscribirse exigirá de la reanudación del tracto y la regularización de los libros, generándose entretanto una situación de inseguridad en el tráfico para terceros. Pensemos en la situación que se crea al operador que acude al Registro y advierte el cierre de la hoja de nuestra empresa.
La segunda consecuencia es la imposición de sanciones. Esta posibilidad no es tan automática como en el caso del Registro Mercantil, pero la falta de presentación de las cuentas anuales puede ser sancionada por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, dependiente del Ministerio de Economía y Competitividad. Las multas pueden oscilar entre los 1.200 y los 60.000 euros, y al no existir constancia de balances, se calculará en función del capital social inscrito. Si la sociedad o grupo de sociedades tiene un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros, el límite de la multa para cada año de retraso se puede elevar a 300.000 euros (artículo 283 Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de Julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital). De hecho, la sanción será tanto más elevada cuanto mayor sean las cifras de la sociedad, siendo que los administradores terminan respondiendo personalmente por las mismas en caso de concurso.
Una tercera consecuencia jurídica es que la base legal de toma de datos de solvencia de las empresas es el Registro Mercantil, no estando permitida la generación de bases de datos partiendo de otros registros públicos que puedan afectar al derecho a la competencia, especialmente. De este modo, lo que va a suceder es que todo análisis de riesgos financieros tenderá a perjudicar nuestra imagen de solvencia. Ello puede significar una reducción del crédito y de nuestras vías de financiación. Dicho de otro modo, es preferible presentar unas cuentas con leves irregularidades – sin que sean constitutivas de infracción alguna – a no presentarlas. Restringiremos notablemente nuestro crédito en todos los sentidos si no presentamos libros, pero lo haremos casi totalmente si permitimos el cierre registral.
De otro lado, respondiendo a las dos cuestiones centrales de la consulta, la no presentación de las cuentas supone que el administrador no ha actuado con la debida diligencia de un ordenado empresario (artículo 225 Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de Julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital). En consecuencia, si se origina un daño a la sociedad, podría tanto la propia sociedad como los socios o un tercero reclamar los daños causados a la sociedad por este. Esta responsabilidad es de carácter ordinario, sin que sea preciso alcanzar el concurso de acreedores. Así, supongamos que el administrador no presenta cuentas y que en razón de esa circunstancia se cierra una línea de descuento con la acusación de un perjuicio concreto para la sociedad. El mismo sería de potencial reclamación, incluso por terceros perjudicados, al administrador negligente. Esta responsabilidad puede darse incluso por demora y sin cierre registral.
De igual modo, en el caso de concurso puede comunicarse la responsabilidad de la persona jurídica al administrador. Si la sociedad se encuentra en una situación de insolvencia, la falta de diligencia en la actuación del empresario en la no presentación de las cuentas puede suponer que este tenga que responder de las deudas de la sociedad. Y es que la Ley Concursal establece como un supuesto de concurso culpable la no formulación de las cuentas anuales, no someterlas a auditoría si estuviera obligado o la falta de depósito de estas en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso (artículos 164 y 165 Ley 22/2003, de 9 de Julio, Concursal). El hecho es que el artículo 165.1,3º establece una presunción de culpabilidad por la no presentación de la documentación contable. Esta presunción es difícil de revertir, por lo que ante el riesgo de concurso lo razonable y preferible es proceder a la presentación de cuentas.
Al hilo de lo anterior, toda irregularidad contable en el marco del concurso será objeto de examen por el administrador concursal, quien indicará en su informe si considera la existencia de alteraciones de la fiel imagen de la empresa que puedan alterar la percepción que de la misma tengan el resto de operadores jurídicos. A estos efectos, es importante reseñar que prácticas como una única anotación contable son irregularidades tenidas en el foro por graves y, por lo tanto, pueden significar la declaración de culpabilidad. Es más, si el administrador la considera relevante (164.2,1º) la presunción se convierte en cercana a una iuris et de iure, lo que dificulta muchísimo la alteración de la misma. Estamos ante una irregularidad que imposibilita al tercero apreciar ratios esenciales para formarse una imagen fiel de la empresa.
Finalmente, indicaremos que la presentación tardía puede generar problemas en caso de perjuicio a la empresa o a terceros, pero siempre es preferible a la no presentación y que, siempre que se lleve a cabo antes de la declaración de concurso o del cierre registral, sus consecuencias serán muy menores y asumibles por el administrador.
En relación a los libros contables, que deben presentarse para su legalización antes del 30 de Abril, las consecuencias no tienen por qué revestir la gravedad de los anteriores incumplimientos, aunque debemos insistir en el riesgo que en el marco de un proceso concursal suponen las prácticas contables que se nos relacionan. El administrador concursal va a valorar la totalidad de la documentación que se expone públicamente por vía registral, de modo que los libros contables serán evaluados con el mismo criterio que las cuentas.
En cuanto a la legalización extemporánea de los libros, el artículo 333.3 del Reglamento del Registro Mercantil, establece que “En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del Libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones”. Dicho de otro modo, no se va a producir más que una mera reseña si los libros se presentan a legalización fuera de plazo. Es, posiblemente, algo que va a tener consecuencias en la imagen de la mercantil ante terceros si es una práctica reiterada, pero no va a pasar de ahí.
Estamos ante una obligación mercantil que no conlleva sanciones. Dado que la función es la de constituir una reserva de prueba en un futuro proceso seguido a instancia de terceros, tiene un valor relevante en el proceso concursal para el administrador, y puede generarnos problemas en un proceso iniciado, por ejemplo, en reclamación de una deuda. Lo que no vamos a encontrarnos es con la imposición de sanciones del tipo de las recogidas en el ámbito de las cuentas anuales.
Por último, en el ámbito tributario, debemos indicar que la presentación fuera de plazo puede dar lugar a sanción. Así, la Dirección General de Tributos en su Resolución V1689-10 de 23 de Julio de 2010 aplica lo dispuesto en el artículo 200.1 de la Ley General Tributaria que establece que “Constituye infracción tributaria el incumplimiento de obligaciones contables y registrales, entre otras:
La inexactitud u omisión de operaciones en la contabilidad o en los libros y registros exigidos por las normas tributarias.
La utilización de cuentas con significado distinto del que les corresponda, según su naturaleza, que dificulte la comprobación de la situación tributaria del obligado.
El incumplimiento de la obligación de llevar o conservar la contabilidad, los libros y registros establecidos por las normas tributarias, los programas y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados.
La llevanza de contabilidades distintas referidas a una misma actividad y ejercicio económico que dificulten el conocimiento de la verdadera situación del obligado tributario.
El retraso en más de cuatro meses en la llevanza de la contabilidad o de los libros y registros establecidos por las normas tributarias.
La autorización de libros y registros sin haber sido diligenciados o habilitados por la Administración cuando la normativa tributaria o aduanera exija dicho requisito.”
La DGT afirma que el hecho de que se deje abierto en el inciso inicial el espacio para “otras” conductas infractoras, permite entender que la falta de presentación o la presentación tardía de los libros a legalización son infracciones tributarias. Con todo, no es el retraso en la presentación lo que acaba suponiendo la apertura de diligencias inspectoras o la imposición de sanciones, sino más bien la ausencia reiterada de presentación.
Normativa aplicada:
La no presentación de cuentas anuales puede generar perjuicios relevantes al administrador y a la sociedad, incluida la declaración de culpabilidad y la correspondiente comunicación del pasivo social al patrimonio del administrador. En todo caso, conviene regularizar la situación con urgencia y proceder a la presentación de cuentas antes de que se produzca el cierre registral o, en su caso, la declaración de concurso.
En relación a los libros, no existe previsión alguna de sanciones para la mercantil ni para los administradores, sin perjuicio de las consecuencias en el ámbito concursal, que son las mismas que las que observamos para el caso de las cuentas. En el marco tributario, su no presentación puede dar lugar a sanciones, si bien no es habitual la apertura de actuaciones en el caso de meros retrasos.
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Se trata de una SL que va a realizar un proyecto de segregación de una unidad económica autónoma en favor de otra SL que no es del grupo y estaba previsto auditar el balance de segregación basado en un balance intermedio de la que segrega el negocio, a fecha intermedia porque han pasado más de 6 meses desde el último cierre auditado de la sociedad. Pero no estaba previsto auditar el balance de la SL (también obligada a auditarse) que recibirá el negocio.
