Con efectos desde el pasado 28 de mayo de 2020, se ha probado el Real Decreto-ley 19/2020, de 26 de mayo, por el que se adoptan medidas complementarias en materia agraria, científica, económica, de empleo y Seguridad Social y tributarias para paliar los efectos del COVID-19, donde se incluyen medidas que afectan a las cuentas anuales, estableciendo un nuevo plazo para la formulación y aprobación de las cuentas anuales del ejercicio 2019.
Le recordamos que en materia de formulación, verificación y aprobación de las cuentas anuales de las distintas empresas y entidades, el artículo 40 y 41 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, estableció un régimen extraordinario. Este régimen extraordinario fue días después matizado por la modificación introducida por la disposición final primera del Real Decreto-ley 11/2020 (publicado en el BOE del día 1 de abril).
En concreto en esta normativa:
- Se establecía la suspensión del plazo de tres meses desde el cierre del ejercicio social para la formulación de cuentas anuales, que se reanudaría por otros tres meses desde que finalice el estado de alarma.
Para el caso de que las cuentas anuales ya estuvieran formuladas a la fecha de declaración del estado de alarma, se extendía el plazo para su verificación por auditores hasta los dos meses posteriores a la finalización del estado de alarma.
Conforme a ello se retrasaban los plazos para las reuniones de las juntas generales ordinarias de aprobación de cuentas (tres meses siguientes a la fecha en la que finalizara el plazo para formular las cuentas); y si estas ya hubieran sido convocadas antes de la declaración del estado de alarma y su fecha de celebración fuera posterior, se podría modificar el lugar y la hora de celebración o revocar la convocatoria. - En el caso de sociedades cotizadas, se extendía a seis meses desde el cierre del ejercicio social la obligación de publicar y remitir el informe financiero anual y el informe de auditoría de cuentas anuales a la CNMV y se establecía que la junta general ordinaria podría celebrarse dentro de los diez meses a contar desde el cierre del ejercicio social.
Nuevo plazo para la formulación y aprobación de las cuentas anuales 2019
Pues bien, con efectos desde el 28 de mayo de 2020, el Real Decreto-ley 19/2020 establece que el plazo de tres meses para formular las cuentas anuales y demás documentos legalmente obligatorios se computará desde el 1 de junio de 2020 (y no desde la finalización del estado de alarma). Por otra parte, se reduce a dos meses el plazo para aprobar las cuentas anuales desde que finaliza el plazo para su formulación.
Además, aunque no se considera expresamente en la nueva norma, el 1 de junio también se inicia el plazo de cuatro meses para la legalización de libros, de acuerdo con la interpretación que realizó la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública en su resolución de 10 de abril de 2020 sobre el impacto que en relación a la legalización de los libros de empresarios resulta del artículo 40 del Real Decreto Ley 8/2020.
Teniendo en cuenta lo anterior, el Registro Mercantil ha publicado el 28 de mayo de 2020 una nota en su página web sobre la legalización de los libros y el depósito de las cuentas correspondientes al ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 2019, en la que dice que de acuerdo con la Disposición Final 8ª del Real Decreto Ley 19/2020, de 26 de mayo (BOE 27/05/2020) que ha modificado los apartados 3 y 5 del artículo 40 del Real Decreto Ley 8/2020, en cuanto para efectuar la presentación en plazo de la legalización de los libros y de los depósitos de Cuentas Anuales, serán los siguientes:
- Formulación cuentas anuales: Se establece un plazo de tres meses desde el día 1 de junio para formular las cuentas anuales del ejercicio 2019. En consecuencia la fecha límite para la formulación de Cuentas Anuales sería el 31 de AGOSTO de 2020.
Sin perjuicio de lo anterior, será válida la formulación de las cuentas anuales dentro del período del estado de alarma. - Fecha máxima para presentar en plazo la legalización de los libros: 30 de SEPTIEMBRE 2020
- Fecha máxima para celebrar la junta general ordinaria que aprueba las cuentas y la aplicación del resultado: 31 de OCTUBRE 2020
Atención. A partir de la convocatoria de la junta general, cualquier socio podrá obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la misma, así como el informe de gestión y el informe del auditor de cuentas si los hubiere. - Fecha máxima para presentar en plazo el depósito de las cuentas anuales: Un MES desde el día en que se haya celebrado la junta de aprobación de Cuentas Anuales 31 de octubre (en caso de apurar plazos y celebrarse la Junta en fecha 31 de Octubre) la fecha máxima será el 30 de NOVIEMBRE 2020.
Atención. El 30 de noviembre de 2020 es la fecha límite para depositar las cuentas anuales de 2019 en plazo siempre que la aprobación de las cuentas se hubiera realizado el último día del plazo fijado, esto es, el 31 de octubre de 2020, dos meses después de terminar el plazo de tres meses para formular las cuentas anuales.
| Trámite | Plazo máximo |
|---|---|
| Formulación de las Cuentas Anuales | 31 de agosto de 2020 |
| Legalización de libros oficiales | 30 de septiembre de 2020 |
| Aprobación de las Cuentas Anuales | 31 de octubre de 2020 |
| Depósito de las Cuentas Anuales | 30 de noviembre de 2020 |
| Se considerará válida y en plazo la formulación, aprobación y depósito de las cuentas con anterioridad |
Las cuentas anuales
Las Cuentas Anuales comprenderán:
- El balance
- La cuenta de pérdidas y ganancias,
- Un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio (ECPN),
- Un estado de flujos de efectivo (EFE) y
- La memoria
Son documentos que forman una unidad y deben ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y los resultados de la empresa de conformidad con las disposiciones legales. Así en la contabilización de las operaciones se atenderá a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica.
Atención. En el ordenamiento contable actual, el Estado de Flujos de Efectivo NO RESULTA OBLIGATORIO cuando se presentan cuentas anuales en formato Pyme o Abreviado; mientras el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN), que con la aprobación del PGC resultaba obligatorio, a partir de 1 de Enero de 2016, con la reforma contable introducida por el Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre, TAMPOCO RESULTA OBLIGATORIO cuando se presentan cuentas anuales en formato Pyme o Abreviado.
¿Quién tiene la obligación de presentar las cuentas anuales?
Los administradores de la sociedad, que deben presentar en el Registro Mercantil del domicilio social certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, de aplicación de su resultado, así como, en su caso, el informe de gestión y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría.
Las cuentas anuales son objeto de publicidad y cualquiera puede consultarlas y obtener información del Registro Mercantil de todos los documentos depositados.
Atención. Los administradores de la sociedad son quienes tienen la obligación de convocar la junta de socios a la que someter la aprobación de las cuentas y, una vez aprobadas, llevar a cabo su posterior depósito ante el Registro Mercantil en el mes siguiente.
Y con el cumplimiento de este requisito de dar publicidad a las cuentas anuales termina el ciclo que debemos realizar cada año, amén de la legalización de los libros oficiales.
Si no se depositan las cuentas
Si deposita las cuentas más tarde, su empresa podrá ser objeto de las siguientes sanciones:
- Una multa de entre 1.200 y 60.000 euros. El importe concreto se determinará en función de las partidas del activo y de la cifra de ventas declaradas en el último Impuesto sobre Sociedades. Si la empresa (o el grupo de empresas) tiene un volumen de facturación anual de más de 6 millones de euros, el importe máximo de la multa puede llegar a ser de 300.000 euros.
- Además, si pasa un año desde la fecha de cierre del ejercicio sin que se hayan depositado las cuentas anuales, el Registro Mercantil quedará “cerrado” para su empresa. Es decir, hasta que no las deposite, no podrá inscribir la mayoría de acuerdos de la sociedad (por ejemplo, una escritura de cambio de domicilio o de ampliación de capital).
Atención. Si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta General, el cierre registral podrá evitarse si esa circunstancia se acredita con certificación del órgano de administración expresando la causa de la falta de aprobación. Si esta situación persiste, debe presentarse la certificación cada 6 meses.
No obstante, aunque pase un año sin que su empresa presente las cuentas anuales, sí que podrá inscribir en el Registro Mercantil determinados documentos: el cese del administrador, una revocación de poderes, la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores.
Además, en caso de incumplir con su obligación de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil del domicilio social, al mes siguiente de su aprobación, los administradores estarían incumpliendo la legislación vigente con las siguientes consecuencias:
- No se permitirá la inscripción de documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista, con lo que entre otras cosas no se podrán nombrar administradores, ni otorgar poderes, hasta que no estén depositadas las cuentas.
- En el caso de los administradores, la no presentación de las cuentas supone que no se ha actuado con la debida diligencia de un ordenado empresario y en consecuencia si se origina un daño a la sociedad, podría tanto la propia Sociedad como los socios o un tercero reclamar los daños causados a la sociedad por este. Además en el caso de que la sociedad se encuentre en una situación de insolvencia, la falta de diligencia en la actuación del empresario en la no presentación de las cuentas, puede suponer que este tenga que responder de las deudas de la sociedad, ya que la Ley Concursal establece como un supuesto de concurso culpable la no formulación de las cuentas anuales, no someterlas auditoria si estuviera obligado, o la falta de depósito de estas en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.
- Puede llegar incluso a existir responsabilidad penal en caso de cometer conductas fraudulentas tales como falsificar las cuentas anuales, conforme establece el artículo 290 del Código Penal.
Atención. Cuando una sociedad no está obligada a auditarse, los socios que representen al menos un 5% del capital (por sí solos o agrupados) pueden solicitar al registrador que nombre a un auditor para que revise las cuentas. La solicitud debe realizarse antes de que hayan transcurrido 3 meses desde el cierre del ejercicio cuyas cuentas se van a auditar.
