¿Sabemos qué información necesitan nuestra firma/DESPACHO para que sus empleados y profesionales desarrollen su actividad con eficiencia? De ello hablaremos en este artículo.
El despacho siempre al día
Las enormes posibilidades que nos brindan los actuales sistemas de información de acceder a muchísima información y de procesar grandes volúmenes de documentación no siempre han sido aprovechadas por las asesorías (mucha información pública totalmente gratis). Esto ocurre porque la mayor parte de las veces las inversiones en sistemas de información (bases de datos, suscripciones, etc.) se hacen sin el necesario análisis previo de las necesidades reales de información de la asesoría o despacho profesional.
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Son muy pocas las asesorías que contratan expertos en archivos y documentación o dedican a profesionales capacitados a la tarea de identificar:
- Las necesidades de información de los profesionales o departamentos clave de la asesoría.
- La documentación generada por la propia organización.
- Los recursos o fuentes de información externa existentes en el mercado.
- Los flujos o circuitos documentales que sigue la documentación (Intranet, BBDD, archivo físico, etc.).
Se constata una tendencia a que las funciones y responsabilidades que conlleva la gestión documental se hallen repartidas entre distintas personas o departamentos, sin que ninguno de ellos asuma la misión de aprovechar adecuadamente las sinergias que se producen entre todas y cada una de las funciones afectadas.
Los problemas que origina una deficiente gestión documental tienen siempre su origen en necesidades o demandas de información que no hallan una respuesta satisfactoria, que no se resuelven apropiadamente. Así, estudios efectuados por las grandes consultoras indican que pocas asesorías pueden contestar afirmativamente a preguntas tales como:
1. ¿Disponemos en nuestra firma de la documentación que se necesita?
2. ¿Está distribuida adecuadamente la documentación?
3. ¿Se utiliza bien para la toma de decisiones?
Una contestación negativa demuestra que no están bien definidos:
1. El acceso a la documentación.
2. Los flujos de trabajo documental.
3. La rentabilidad o el aprovechamiento que se haga de la documentación.
Se ha de iniciar el análisis del problema percibiendo aquello que tiene un interés más acuciante y que habitualmente es lo más próximo. Es común detectar una serie de indicios:
- La inexistencia de respuesta a la petición de documentos durante períodos de tiempo imprecisos (no se encuentran documentos o cuando se produce la respuesta, ésta llega con excesiva demora).
- La información que se utiliza no alcanza el nivel de calidad requerido (se trabaja con documentación insuficiente, poco fiable o mal presentada).
- La acumulación de documentación es muy elevada, tanto en los depósitos de archivo como en las mesas de trabajo (la documentación se halla desperdigada por toda la oficina sin que se sepa dónde encontrar tal o cual documento).
- Todo el mundo coincide en que la gestión de la documentación no funciona correctamente y que es necesario poner remedio a esa situación.
Algunos de los problemas de gestión de la documentación administrativa pueden radicar en:
a) La tradición administrativa: la gestión de los documentos administrativos es llevada por distintas personas y cada una de ellas lo hace a su manera. Es común que el relevo de un jefe de departamento o del responsable de un área de negocio provoque cambios drásticos en el tratamiento de los documentos.
b) La falta de conciencia de que la gestión documental es una parte más de la gestión administrativa general de la institución. Esta carencia acarrea:
- la inconsistencia de los circuitos documentales,
- la falta de coordinación entre las personas que comparten la tramitación de un documento,
- cargas de trabajo desiguales,
- prioridades de trabajo mal establecidas.
Estas insuficiencias se reflejan en la necesidad particular e inmediata de resolver asuntos apremiantes en detrimento de una gestión integral de la documentación que abarque toda la asesoría («en el día a día ya me entiendo…»). Cada cual se interesa por las actividades que le competen a él: lo que prevalece es tener lista la tramitación de un documento en el plazo fijado; si más adelante es necesario recuperar ese documento, ya se empleará el tiempo que convenga.
Además, no existen criterios únicos y definidos para describir la documentación. Así, la descripción de un expediente es a gusto del que lo tramita y, demasiadas veces, está sujeta a las posibilidades que le permite la aplicación informática con la que trabaja. Tampoco se reunifica ni ordena un expediente en cuya tramitación han participado diferentes personas.
En consecuencia, se percibe, en términos generales que la asesoría tiene un bajo nivel de productividad en lo que atañe a la gestión documental, a pesar de existir una potencial demanda, que queda desatendida.
En las asesorías y despachos profesionales, su actividad intrínseca requiere del manejo de abundante documentación aportada por los clientes o elaborada como representantes legales suyos. Presenta una particularidad: se trata de documentación externa depositada por los clientes, pero sigue unos procesos muy similares a la documentación interna de la propia asesoría. Asimismo, el archivo de estos documentos es el que más quebraderos de cabeza suele ocasionar.
Algunos despachos han conseguido crear áreas privadas (Intranet o Portal del cliente) donde todos estos problemas que hemos apuntado anteriormente se han resuelto con rapidez, no obstante, el proceso de creación no ha sido fácil, pues se ha tenido que mentalizar y “educar” a todos los profesionales del despacho a cambiar sus hábitos o rutinas de trabajo en el archivo de la documentación y los expedientes de clientes.
